Informacje poufne w relacjach pracodawca – pracownik

UWAGA – WERSJA ZAKTUALIZOWANA (18.09.2008) ZNAJDUJE SIĘ TUTAJ

 

Pozwalając sobie na cytat z klasyka, „oczywiście oczywistym” stwierdzeniem jest, że pracownicy w toku wykonywania swoich służbowych obowiązków wchodzą w posiadanie mniej lub bardziej istotnych informacji, których pracodawca wolałby nie ujawniać na zewnątrz. Takie wrażliwe informacje czasami są wyraźnie przez pracodawcę oznaczone jako poufne, w innych przypadkach można zauważyć, że tak są de facto traktowane (np. poprzez zastosowane środki technicznej czy fizycznej ochrony), a w ostateczności na ich wyjątkowy charakter wskazuje intuicja i zdrowy rozsądek pracownika. O tym, że do niektórych informacji pracodawca przywiązuje dużą wagę przypominają także odpowiednie klauzule w umowach o pracę lub pozaumowne oświadczenia nakładające na pracownika wyraźnie obowiązek poufności.W praktyce pojawiają się wątpliwości, co tak naprawdę wiąże pracownika, co może on z informacjami poufnymi robić, czy groźne dla niego jest podpisanie „oświadczeń o poufności”, żądanych przez pracodawcę.

W naszej opinii temat jest bardzo zmitologizowany – tak naprawdę obowiązki poufności opisuje prawo, i wszelkie dodatkowe klauzule mają dla pracownika znaczenie marginalne, z reguły niewarte obaw z nimi związanych.

Rodzaje informacji poufnych

Analiza przepisów zobowiązujących pracownika do zachowania dyskrecji prowadzi do wyróżnienia trzech zasadniczych kategorii chronionych informacji:

  • Po pierwsze, mamy tajemnicę państwową i tajemnicę służbową uregulowane w ustawie o ochronie informacji niejawnych. Ich ochronę uzasadnia szeroko rozumiany interes publiczny, sankcje mają charakter karny, i pozostawiamy te kwestie poza zakresem naszego tekstu.
  • Po drugie, mamy tzw. tajemnicę pracodawcy wyodrębnianą na podstawie art. 100 § 2 pkt 4 kodeksu pracy, który stanowi, że pracownik zobowiązany jest zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Tajemnicę pracodawcy rozumiemy jako każdą wiadomość związaną z działalnością pracodawcy, której ochrona jest uzasadniona jego ekonomicznym interesem. Zachowanie dyskrecji w stosunku do informacji, których ujawnienie może wyrządzić pracodawcy szkodę jest podstawowym obowiązkiem pracownika, obwarowanym wszystkimi sankcjami przewidzianymi w kodeksie pracy, do zwolnienia dyscyplinarnego włącznie. W przypadku wyrządzenia pracodawcy szkody w grę wchodzi odpowiedzialność odszkodowawcza.
  • Po trzecie wreszcie, mamy tajemnicę przedsiębiorstwa zdefiniowaną w art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jako nieujawnione do informacji publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Ustawa zobowiązuje pracownika do nie ujawniania i nie wykorzystania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa pracodawcy przez okres trzech lat po ustaniu stosunku pracy, chyba że umowa stanowi inaczej lub ustał stan tajemnicy. W przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa pracodawcy przysługuje cały wachlarz środków cywilnoprawnych z prawem żądania naprawienia wyrządzonej szkody na czele, ale warto pamiętać także o sankcji karnej (zagrożenie karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2).

Tajemnica pracodawcy a tajemnica przedsiębiorstwa

Jak widać, obowiązki pracownika dotyczące tzw. tajemnicy pracodawcy oraz tajemnicy przedsiębiorstwa wynikają wprost i bezpośrednio z przepisów prawa. Pracownik w trakcie trwania zatrudnienia oraz przez trzy lata od jego ustania jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy istotnych gospodarczo informacji dotyczących pracodawcy, nawet jeśli w jego umowie o pracę nie ma o tym słowa, i nie podpisywał żadnego dodatkowego zobowiązania do zachowania poufności czy umowy o zakazie konkurencji. Przy tym z punktu widzenia ustawowych obowiązków pracownika za równoznaczne z ujawnieniem informacji uznaje się ich wykorzystanie we własnym zakresie w sposób, który mógłby narazić pracodawcę na szkodę.

Wzajemny stosunek pomiędzy tajemnicą przedsiębiorstwa a tajemnicą pracodawcy jest nieco skomplikowany. Nie są to pojęcia tożsame, choć są zbliżone przy założeniu, że nasz pracodawca jest przedsiębiorcą. Nie wchodząc zbyt głęboko w prawnicze subtelności i rozróżnienia powiedzmy w skrócie, że tajemnica przedsiębiorstwa jest pojęciem węższym od tajemnicy pracodawcy, jednak w części najbardziej istotnej z punktu widzenia praktyki ich zakresy pokrywają się i do obu zaliczymy przykładowo: listy klientów, listy dostawców, procedury wewnętrzne, zasady organizacji i zarządzania, rozwiązania techniczne, systemy sprzedaży i dystrybucji itp.

W każdym wypadku jako tajemnica mogą być kwalifikowane wyłącznie informacje, których ochrona uzasadniona jest ważnym interesem pracodawcy o charakterze majątkowym i nie ma podstaw do nakładania na pracowników absurdalnych zobowiązań „trzymania języka za zębami” co do absolutnie wszystkich informacji związanych z pracą, począwszy od koloru dywanu w gabinecie szefa, a skończywszy na średnim spalaniu służbowego samochodu.  Nie stanowią także tajemnicy informacje, które są powszechnie znane lub mogą być legalnie uzyskane przez nieograniczony krąg odbiorców, natomiast nie traci charakteru tajemnicy informacja, o której wie pewien krąg osób zobowiązanych do dyskrecji (zarówno w firmie, jak i poza nią).

Oświadczenia pracowników o zachowaniu poufności

Skoro obowiązek zachowania tajemnicy zarówno w czasie trwania zatrudnienia, jak i w ciągu trzech lat po jego ustania wynika wprost z przepisów, powstaje pytanie o znaczenie prawne coraz częściej występujących klauzul poufności w umowach o pracę lub dodatkowych zobowiązań pracowników do zachowania poufności. Zwłaszcza te dodatkowe zobowiązania budzą wiele emocji i pytań „czy mogę to podpisać?”.

Postanowienia takie są istotne dla pracownika, o ile zmieniają ustawowy model ochrony tajemnicy, czyli np. modyfikują okres zobowiązania do poufności po zakończeniu zatrudnienia (prawo pozwala zarówno na wydłużenie, jak i na skrócenie 3-letniego okresu), próbują wprowadzać kary umowne za naruszenie obowiązku poufności (co jest nieskuteczne w trakcie trwania stosunku pracy), wprowadzają dodatkowe wynagrodzenie (raczej rzadko spotykane, co do zasady za dyskrecję pracownika nie trzeba płacić ekstra). Takie postanowienia są jednak rzadkością – standardem jest powtórzenie zapisów ustawowych.

Istotnym elementem zdecydowanej większości klauzul poufności jest mniej lub bardziej szczegółowe określenie zakresu informacji podlegających ochronie. Jest to działanie pożądane, jeżeli konkretyzuje ustawowe pojęcie tajemnicy pracodawcy (przedsiębiorstwa) umieszczając je w praktycznych realiach danej firmy. Ryzykowne może być jednak usiłowanie nadmiernego poszerzenia zakresu poufnych informacji ponad potrzebę ochrony uzasadnionych interesów pracodawcy, czyli zobowiązywanie do zachowania w tajemnicy informacji nieistotnych, niezwiązanych z działalnością pracodawcy czy powszechnie dostępnych. W stosunkach pracodawca – pracownik takie próby będą uznane za nieskuteczne, może nawet zakwalifikowane jako szykanowanie pracownika.

Czasami pracownicy w ramach wykonywania obowiązków poznają informację świadczące o sprzecznej z prawem działalności pracodawcy, np. naruszaniu zagwarantowanych prawem pracy uprawnień innych pracowników. Pracodawca nie może skutecznie zobowiązać pracownika do zachowania w tajemnicy takich informacji (choć pół żartem pół serio mogłyby one podpadać pod tajemnicę pracodawcy – wszak ich ujawnienie może wyrządzić mu szkodę). Pracownik posiadający tego typu informacje powołany na świadka przez sąd lub inny uprawniony organ ma wręcz obowiązek ich ujawnienia, niezależnie od tego do czego zobowiązał się wobec pracodawcy.

Sens klauzul o zachowaniu poufności

Jeżeli jednak klauzule poufności nie wprowadzają nowych elementów do ukształtowanego prawem modelu ochrony istotnych informacji (ewentualnie tylko uszczegóławiają ustawowe pojęcie tajemnicy), to z punktu widzenia pracownika nie są one istotne, gdyż nie nakładają na niego dodatkowych obowiązków. Po co zatem pracodawcy je stosują?

Czasami jest to wynik pędu do produkowania jak największej ilości dokumentów do zapełnienia pustych półek w szafkach działu kadr. Nie jest to zjawisko szkodliwe, aczkolwiek może powodować błędne mniemanie, jakoby tylko podpisanie odpowiedniego kwitu rodziło obowiązek zachowania w tajemnicy informacji pracodawcy, a brak kwitu oznaczał pełną swobodę w tym względzie.

Czasami jednak pracodawcy mają ku owej „papierologii” uzasadnione powody. Zdarza się, że w umowach ze swoimi kontrahentami sami zobowiązują się do zachowania w tajemnicy kwestii związanych z daną umową lub konkretnym projektem, jak również do zapewnienia że tajemnicy dochowają ich pracownicy, współpracownicy, doradcy itp. Zatem dla pracodawcy uzyskanie od swoich pracowników specjalnego pisemnego zobowiązania do zachowania w tajemnicy tych konkretnych danych jest najprostszym sposobem wykazania, że wykonał swoje obowiązki wobec kontrahenta.

Warto też zwrócić uwagę na ustawową definicję tajemnicy przedsiębiorstwa (zacytowaną powyżej), która wymaga od pracodawcy podjęcia działań zmierzających do zachowania takich informacji w tajemnicy. Znów odpowiednie oświadczenia pracowników są prostym sposobem wykazania, że takie działania zostały podjęte. Dla pracodawcy przydatna jest także funkcja precyzująca tego typu klauzul i oświadczeń. Otóż jeśli pracodawca wskazał pracownikowi, jakie konkretne informacje w jego firmie stanowią chronioną tajemnicę, łatwiej będzie mu wykazać winę pracownika w przypadku jej naruszenia.

Podsumowując – o ile oświadczenia czy klauzule o poufności nie zmieniają ustawowych obowiązków zachowania tajemnicy (a rzadko kiedy zmieniają), dla pracownika nie jest żadnym ryzykiem ich podpisanie. Wielokrotnie takie oświadczenia są bardziej istotne w relacjach pracodawca – jego klient niż pracodawca – pracownik.

Personal know how

Istotne jest odróżnienie chronionej tajemnicy pracodawcy lub przedsiębiorstwa od wiedzy, doświadczenia zawodowego i osobistych kwalifikacji pracownika, które nabył on w sposób naturalny trakcie zatrudnienia. Ta druga kategoria wiadomości (czasem zwana personal know-how) nie może być obwarowana ustawowym lub umownym obowiązkiem zachowania poufności. Jeżeli pracodawca chce zapobiec wykorzystywaniu tego typu wiedzy przez pracownika poza firmą, musi się posłużyć konstrukcją zakazu konkurencji (o zakazie konkurencji napisaliśmy w oosbnym artykule).

Postanowienia dotyczące zachowania poufności często są elementem umowy o zakazie konkurencji i czasem trudno te dwie kwestie w praktyce rozdzielić, jednak świadomość ich odrębności jest wskazana. Przykładowo pracownik objęty dwuletnim zakazem konkurencji po ustaniu stosunku pracy musi pamiętać, że po upływie tego okresu jest jeszcze przez rok zobowiązany do nieujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Omawiając kwestie tajemnicy, ważna jest kwestia informacji, które pracodawcy chcą chronić przed swoimi pracownikami (przynamniej niektórymi). Należy pamiętać, że pracownik który uzyskuje lub próbuje uzyskać takie informacje poufne, które nie są dla niego dostępne z uwagi na zajmowane stanowisko (próbuje ściągnąć z serwera na swój komputer pliki, do oglądania których nie ma uprawnień, łamie zabezpieczenia itp.) dopuszcza się naruszenia obowiązków pracowniczych ze wszystkimi tego konsekwencjami, nawet jeżeli uzyskanych informacji nie przekazał dalej. Z kolei odpowiedzialność za ujawnienie lub wykorzystanie informacji zdobytych nielegalnie nie podlega ustawowym bądź umownym ograniczeniom, np. czasowym (te bowiem dotyczą informacji, w których posiadanie pracownik wszedł zgodnie z prawem).

© Tomasz Bil

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>